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O que um date na pré-adolescência me ensinou sobre comunicação

O que você estava fazendo quando tinha 15 anos? Eu era só um garoto tímido, que gostava de anime, que nunca se sentia pertencente a algum lugar. A cultura asiática não estava bem difundida e eu era o único da sala que se interessava por ela. Ao mesmo tempo, eu não me encaixava em nenhum grupo, porque era "atleta" e nerd.

Sempre fui muito ruim em questão de relacionamento amoroso, mas por milagre, depois de altos papos no MSN (saudades), eu finalmente consegui chamar uma crush que eu não via há muito tempo para sair.

E quando ela me conheceu, olha o meu currículo:

• O mais rápido da escola

• O melhor aluno

• Um dos melhores no futebol

• Tinha a beyblade mais forte do colégio

Então eu estava bem demais na fita.

O grande dia

No dia, eu peguei a melhor roupa que eu tinha, passei um perfume e fomos para o rolê no shopping. Eu estava mega nervoso, nunca tinha feito isso antes na vida. Por incrível que pareça, no início, tudo estava indo bem, papo aqui, papo ali.

Mas depois de um tempo... sabe quando você percebe que a pessoa não está tão interessada em você? Eu era muito ruim de conversar e muito tímido. A situação ficou meio desconfortável...

Então eu dei aquela fugida estratégica no banheiro e falei "vamos, você consegue" e voltei para o retorno triunfal para conquistar o amor da minha vida...

Acabou que... imagino que vocês sabem o que aconteceu... Não deu em nada! Sem falar que perdemos total contato.

Lições aprendidas

Foi nesse dia que eu descobri que:

1. Uma roupa bonita não adianta em nada se você não tem um conteúdo cativante.

2. Mesmo que você tenha conteúdo, não adianta nada se você não sabe expressá-lo da melhor maneira.

3. Um currículo não vale em nada se você não gerou interesse suficiente na pessoa.

E o mesmo acontece nas nossas apresentações e comunicações, não é?

• Do que adianta ter o melhor slide e não ter um bom conteúdo?

• Ou ter bom conteúdo e não saber transmitir de uma forma contagiante e impactante?

Não adianta nada!

A importância da comunicação

"Ah! Mas eu sou muito tímido, nem quero e preciso apresentar e me comunicar, deixo isso para os outros"

Aí que está um grande erro!

O motivo de você não ter os resultados que você quer.

Você já se perguntou?

• Por que algumas pessoas conquistam o crush e outras não?

• Por que algumas pessoas, mesmo se dedicando tanto e tirando boas notas, conseguem um emprego e outras não?

• Por que algumas pessoas, mesmo tendo resultados incríveis, e outras com menos resultado são promovidas e mais reconhecidas?

Quer saber a verdade... às vezes a verdade dói.

Aprendi isso com um dos mentores que eu tive, um executivo do Vale do Silício:

Polêmico, mas real!

• Às vezes você tem os mesmos valores que a pessoa, mas é o outro que sabe apresentar e comunicá-los melhor que você.

• Às vezes o seu currículo é melhor, você é esforçado, enquanto que o "várzea" se apresenta melhor e consegue a vaga.

Os resultados não se comunicam por si só, você precisa apresentá-los.

O ideal é você trabalhar bem (que eu imagino que você já faz) e também se comunicar bem, visto que você já aprendeu que:

Comunicar é maior que o resultado.

Fez sentido?

Lembre-se também:

Quem não é visto, não é notado, correto? Mas não adianta nada ser visto e não saber se comunicar bem. Mas como eu faço para me comunicar bem no ambiente corporativo? É isso que nós vamos ver a seguir.

Manual de como se comunicar bem no ambiente corporativo

Para ficar mais divertido, vamos passar as dicas como se fosse para um "date".

1. Você precisa dar a famosa stalkeada

Na fase adulta, eu nunca tive esse azar (até porque tive pouquíssimos dates), mas já tive amigos que relataram que foram em um date e foi horrível. Sabe por quê? Porque eles não tinham assunto e gostos em comum. O papo não fluía. Para que isso não aconteça, o que você faz antes? Você entra no Instagram da pessoa e olha os gostos, um pouco da vida da pessoa, correto? Você precisa fazer o mesmo nas suas comunicações e apresentações na empresa.

1.1 Entenda com quem você vai se comunicar:

• É com o seu chefe?

• É o chefe do chefe?

• É seu par?

• É o seu cliente?

• É o seu cliente interno?

• É o seu fornecedor externo?

Para cada um deles há uma forma de se comunicar e uma estratégia diferente. Por exemplo: para o líder, muitas vezes o motivo da comunicação é dar visibilidade, visto que ele não tem muito contexto das situações. Para o seu par, que tem muito contexto, o motivo pode ser ensinar e assim por diante.

1.2 Após entender quem é, pense:

• Quais são as suas dores?

  • Entenda os problemas e desafios enfrentados pelo seu público.

• Quais são os seus sonhos?

  • O que eles esperam alcançar?

• O que ele precisa saber?

  • Informação essencial que você deve comunicar. Entenda também que cada um tem mais ou menos contexto.

• O que ele precisa fazer?

  • Ações específicas que você espera que eles tomem.

• O que ele já sabe?

  • Evite redundâncias desnecessárias.

• O que ele não sabe?

  • Preencha as lacunas de conhecimento.

• Como ele vai se beneficiar?

  • Mostre o valor e os benefícios da sua mensagem para o público.

2. Você

Após a sua "stalkeada" estratégica, você já tem uma ideia do que sua "crush " valoriza. Agora é hora de se preparar para o "encontro". O objetivo é criar um "match", demonstrando que você tem o que a pessoa ou a situação demanda, ou convencendo que sua proposta alternativa é ainda melhor.

• Qual é o seu objetivo com a sua comunicação?

  • Seja específico. Você quer informar, persuadir, inspirar, dar visibilidade, compartilhar estratégia, ensinar ou resolver um problema?

• O que é importante passar?

  • Dados, processos, resultados, inspiração, andamento de um projeto.

• O que você precisa que as pessoas façam após a comunicação?

  • Defina ações claras que você espera que os participantes tomem.

• Quais informações prévias eu preciso?

  • Certifique-se de que você tem todos os dados e informações necessários para sua apresentação.

3. Detalhes do encontro

Você quer que o date seja perfeito, então você precisa verificar a parte técnica, a logística, etc. Pergunte:

• Quanto tempo eu terei?

  • Ajuste seu conteúdo ao tempo disponível.

• Quais recursos?

  • Projeção, áudio, vídeo, materiais impressos.

• Em que local?

  • Verifique o local com antecedência para evitar surpresas.

• Qual é o contexto?

  • Entenda o cenário e a razão da comunicação.

• Quantos participantes?

  • O número de participantes pode afetar o formato da comunicação.

• Qual será o formato da comunicação?

  • Apresentação formal, discussão em grupo, workshop.

4. Encantar

Você já conheceu mais sobre o outro, você já traçou o seu objetivo, você já separou os detalhes. Agora é só não amarelar e encantar.

• Como vou transmitir a mensagem?

  • Escolha o meio adequado: verbal, escrita, visual.

• O que é o mais importante da mensagem?

  • Destaque os pontos-chave.

• Qual é o melhor formato?

  • Slides, gráficos, histórias, exemplos.

• Quais analogias eu posso usar? Quais histórias?

• Use analogias e histórias para tornar sua mensagem mais compreensível e envolvente.

  Dica extra

  Use a ferramenta GAMMA que eu já mostrei para montar sua apresentação. Ela faz uma apresentação fera em segundos

  

  pequeno exemplo de uma que eu fiz

Scripts para se comunicar melhor

Legal. Chegou o grande dia do encontro. Como eu faço para transmitir a mensagem da melhor maneira? Aqui estão alguns scripts:

1. Informação completa

Para garantir que sua comunicação seja clara e eficiente, é essencial que ela cubra os seguintes itens: o que, como, quem, onde, qual, por que. Sem esses elementos, a comunicação pode ficar vaga e ineficaz.

Exemplo de Comunicação Incompleta:

Uma vez, no trabalho, uma amiga chegou e falou:

"Me ajuda aí."

Problemas:

• Quando você precisa dessa ajuda?

• Onde essa ajuda deve ser aplicada?

• Para quem?

  Percebe como fica difícil assim? Você precisa garantir que a sua comunicação está completa.

Exemplo de Comunicação Completa:

Ao invés de falar:

"Oi, tudo bem?" E esperar eu responder (vou demorar). E depois mandar:

"Vamos marcar uma reunião?"

Já mande com a informação completa!

"Oi, tudo bem? Gostaria de marcar uma reunião com você para discutir sobre o relatório. Queria verificar certinho o ponto X. Podemos marcar? Vi que você tem livre às 14h e às 16h. Caso não possa em nenhuma dessas, pode me sugerir um horário?"

Veja como a mensagem completa evita ambiguidades e facilita a compreensão, deixando claro o o que, como, quem, onde, qual e por que.

2. Estrutura de Comunicação SOAR

A estrutura SOAR é uma abordagem eficaz para compartilhar informações de forma clara e concisa. Ela ajuda a organizar e comunicar ideias de maneira coerente, permitindo que os líderes apresentem uma visão abrangente de uma situação, identifiquem obstáculos ou oportunidades, descrevam as ações necessárias e, por fim, apresentem os resultados alcançados.

SOAR:

• Obstacles/Opportunities (Obstáculos/Oportunidades): Identifique os obstáculos a serem superados ou as oportunidades a serem aproveitadas.

• Actions (Ações): Descreva as ações tomadas para lidar com a situação.

• Results (Resultados): Apresente os resultados alcançados com essas ações.

Exemplos Práticos da Estrutura SOAR

Exemplo 1: Entrevista de Emprego Perguntando Sobre Qualidade

• Situação: "Uma das minhas qualidades é implementar novos fluxos. Deixa eu te explicar. Na minha posição anterior como gerente de projetos, enfrentávamos um desafio significativo com a qualidade dos entregáveis."

• Obstáculos/Oportunidades: "O principal obstáculo era a falta de um processo padronizado de revisão de qualidade, o que resultava em inconsistências."

• Ações: "Implementei um processo de revisão de qualidade em três etapas, que incluía verificações por pares e feedback contínuo."

• Resultados: "Como resultado, a taxa de erros nos entregáveis diminuiu em 30%, e a satisfação do cliente aumentou significativamente."

Exemplo 2: Apresentar um Resultado

• Situação: "Nos últimos seis meses, nosso departamento de vendas enfrentou uma queda nas vendas devido à forte concorrência."

• Obstáculos/Oportunidades: "Identificamos que a principal oportunidade era melhorar nossa presença digital e engajamento com os clientes online."

• Ações: "Lançamos uma campanha de marketing digital focada em mídias sociais e melhoramos nosso site para oferecer uma melhor experiência ao usuário."

• Resultados: "As vendas online aumentaram em 50%, e conseguimos atrair 25% mais leads qualificados."

Exemplo 3: Ajudar Alguém a Ter Mais Ideia do Que Precisa Ser Feito

Use o script para ajudar a pessoa a ter mais clareza. Faça isso por meio de perguntas:

• Situação: O que está acontecendo? Qual é o problema?

• Obstáculos/Oportunidades: Legal! E quais são as dificuldades para resolver esse problema? Por quê? O que você acha que pode fazer para solucionar?

• Ações: Boa! Então, qual é o plano de ação? O que precisa ser feito?

• Resultados: Fazendo isso, o que você espera alcançar?

Vamos para um exemplo?

Vamos imaginar que você é um analista de RH que precisa apresentar uma ideia para reduzir a alta rotatividade na empresa para o seu chefe, o Diretor de Recursos Humanos.

1. Stalkeada (Pesquisa)

   Pergunta	Resposta
   Com quem você vai se comunicar?	Com o Diretor de RH, Fulano de tal
   Quais são as dores do seu público?	Alta rotatividade, custos elevados de contratação, perda de talentos.
   Quais são os sonhos deles?	Ter uma equipe estável, engajada e produtiva.
   O que eles precisam saber?	As causas da rotatividade e uma solução viável.
   O que eles precisam fazer?	Aprovar e apoiar a implementação do novo programa.
   O que eles já sabem?	Que a rotatividade está alta e está impactando negativamente a empresa.
   O que eles não sabem?	As causas específicas e uma solução estruturada.
   Como eles vão se beneficiar?	Redução de custos, aumento da produtividade e melhoria do clima organizacional.

2. Preparação pessoal

   Pergunta	Resposta
   Qual é o seu objetivo com a comunicação?	Apresentar um programa de retenção de talentos e obter aprovação para implementá-lo.
   O que é importante passar?	Dados sobre a rotatividade, causas identificadas e detalhes do programa proposto.
   O que você precisa que as pessoas façam após a comunicação?	Aprovar o orçamento e recursos para o programa.
   Quais informações prévias você precisa?	Taxas de rotatividade, custos de contratação, resultados de pesquisas de clima.

Detalhes do encontro

SOAR resumido

"Bem, Matheus, deixa eu te dar um panorama rápido da situação que estamos enfrentando e o que propomos fazer.

Atualmente, nossa rotatividade está em 25% ao ano, bem acima da média do mercado que é 15%. Isso está nos custando cerca de 3 milhões por ano só em recrutamento e treinamento. Além disso, estamos perdendo conhecimento valioso, nossa produtividade está caindo e as equipes estão sobrecarregadas. Isso tudo está afetando nossa reputação e a satisfação dos clientes.

Fizemos uma pesquisa interna e descobrimos que os principais problemas são: falta de perspectiva de carreira, salários abaixo do mercado e desequilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Mas veja bem, isso também nos dá oportunidades de melhorar o engajamento, nos tornarmos referência em RH e atrair novos talentos.

Para resolver isso, criamos o 'Programa Crescer Juntos'. É um pacote com 10 ações principais, incluindo um plano de desenvolvimento de carreira, mentoria, universidade corporativa online, revisão salarial, programa de reconhecimento, flexibilidade no trabalho, entre outros. Vamos implementar tudo isso ao longo dos próximos 12 meses.

O que esperamos com isso? Bem, queremos reduzir a rotatividade para 15%, o que já nos economizaria 1,5 milhão. Aumentar o engajamento de 65% para 85%, melhorar nossa nota no Glassdoor de 3,5 para 4,2 estrelas, reduzir o tempo de contratação de 45 para 30 dias... enfim, uma série de melhorias que vão impactar diretamente nossos resultados.

O investimento total para isso seria de 1 milhão de reais. Parece muito, eu sei, mas o retorno projetado é de 330%. Isso sem contar os benefícios intangíveis para nossa cultura e marca.

O que você acha? Acredito que esse programa pode realmente transformar nossa empresa e resolver esses problemas de retenção que estamos enfrentando. Estou ansioso para ouvir seus pensamentos sobre isso."

Prompt da semana

O que você achou? Bom, não vou passar um prompt essa semana, porque vou te dar uma bela dica. Sabe esse exemplo que você acabou de ler? Ele foi todo feito pelo ChatGPT! Sim. Ele é uma ótima ferramenta para você criar exemplos preenchidos. Sabe quando você precisa preencher uma planilha? Dar um exemplo em uma instrução? Peça para ele criar esse exemplo para você.

Bom, essa news já está grande. Na próxima eu volto compartilhando mais notícias e o que eu estou acompanhando. Espero que tenha gostado dessa news. Fuui!

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